Подготовка эффективного мероприятия должна сопровождаться с соблюдением ряда догматов и правил. Важнейшая догма любого мероприятия – понимание и работа на цель мероприятия и ожидаемые результаты от его внедрения. Иными словами, мы не можем и не должны проводить мероприятия лишь с той целью, что они указаны в нашем плане.
Цель и задача мероприятия строятся исходя из потребностей вашего учреждения и его миссии. Зная эти два параметра, команда начинает подготовку к проведению и сопровождению мероприятия. На данном этапе важно понимать, что массовое культурное мероприятие – это комплекс действий, который состоит из следующих фаз:
- Планирование
- Подготовка
- Проведение
- Сопровождение
Каждый из этих этапов жизненно важен для достижения поставленных вашей командой цели. Обычно Планирование и Подготовка сливаются в один короткий период, после которого наступает этап проведения, и на этом команда с чувством выполненного долга переключается на следующее событие. В этом разделе мы подробно расскажем, как подходить к каждому этапу планирования и реализации мероприятия таким образом, чтобы добиться результата и сохранить душевное спокойствие.
Команда
В этом пособии будет много «очевидных» вещей, однако по ряду причин, многие из нас эти очевидные вещи не учитывают и попадают в затруднительное, стрессовое положение. Первое из такого ряда – этот факт, что мероприятие должна готовить команда. Данная команда должна включать в себя минимум 4-5 человек. На данном этапе многие читатели начнут возмущаться и рассказывать о дефиците времени и кадров. Здесь вам на помощь могут прийти добровольцы, о которых подробно рассказано в разделе «Построение партнерств: местная власть, НКО, бизнес». Им можно доверить техническую и логистическую работу, разгрузив тем самым тех 3-4 человек, которые несут на себе основное бремя мероприятия, должны выступать перед публикой, общаться со СМИ и так далее.
Существует несколько простых правил для формирования команды:
- Обязательно участие непосредственных участников
- Желательно участие представителей целевой аудитории
- Желательно участие добровольцев
- Группа не должна быть большой
- Группа должна собираться в удобное для большинства участников время и должна проводиться в спокойной, доброжелательной атмосфере.
Стадия «Планирование»
Данная стадия включает в себя обсуждение концепта мероприятия, создания или адаптации ранее созданного сценария (процесс создания сценария подробно рассмотрен в разделе «Создание новой услуги\мероприятия (дизайн мышление)»), также на данном этапе принимаются решения о партнерстве с представителями бизнеса (в случае необходимости – раздел «Построение партнерств: местная власть, НКО, бизнес») и СМИ (раздел «Эффективное информирование\коммуникация»).
На данной стадии команда делится на группы и распределяет обязанности. Желательно, чтобы лидер команды учитывал навыки и время каждого из членов команды для наилучшей эффективности.
Команда должна ответить на следующие вопросы касательно планируемого мероприятия:
- Почему мы устраиваем это мероприятие (Сбор средств, Образование, Досуг)?
- Что будет оно будет собой представлять (Концерт, Фестиваль, Мастер-класс, Квест)?
- Кого мы хотим пригласим к участию (Все сообщество, молодежь, пенсионеры)?
- Где оно будет проводиться (Закрытое или открытое пространство, транспорт. Доступность, Размещение на ночлег, доступ для ЛОВ)?
- Когда оно будет организовано (День, Вечер, Будни, Выходные, Праздники)?
- Как все будет устроено (Распределение обязанностей, срок для подготовки с запасом)?
После того, как группа ответит на эти важные вопросы, команда должна перенести этот концепт на следующие направления:
- Составление программы мероприятия
- Создание детального сценария
- Подбор подходящего места проведения и его оформление в стиле мероприятия
- Составление подробной сметы (с указанием сроков и бюджета)
- Организация питания на все время проведения мероприятия (если применимо)
- Подбор добровольцев в команду технической помощи мероприятия
- Подбор оборудования и организация его аренды, доставки, монтажа и демонтажа
- Закупка или создание сувениров и подарков
- Подготовка, печать и рассылка печатных материалов (приглашений участникам, буклетов, календарей, блокнотов и т.д.)
- Организация логистики (от оборудования до приглашенных специалистов)
- Работа с костюмами и одеждой для сцены, реквизитом.
- Работа со СМИ и партнерами мероприятия (оповещение, приглашение, сопровождение)
Подготовка
Стадия подготовки мероприятия – это начало непосредственной работы назначенных сотрудников и добровольцев по подготовке мероприятия. Данная стадия должна в идеальном случае начинаться за полгода до предварительное назначенной даты мероприятия, в крайнем случае – за 3 месяца. Этот срок необходим для того, что члены команды успели выполнить свой объем работы, а их партнеры (типографии, ателье, журналисты, бизнес представители) имели достаточный запас времени для совместной разработки необходимой продукции.
Ниже представлена приблизительная схема работы разбившейся на группы команды:
| Работа групп (в каждой группе 1-5 человек) | ||||||
| Питание и логистика | Техническая помощь | Сувениры и подарки | Печатные материалы | Выступления | Продвижение | Добровольцы |
| Выбор партнеров по питанию участников и гостей | Выбор партнеров по продаже или аренде оборудования | Выбор партнеров по созданию сувениров и подарков | Подготовка текста, графики или выбор партнеров по оформлению печатных материалов | Подготовка программы / Подбор спикеров или выступающих | Создание рекламных текстов для рекламы и продвижения наружной рекламы и в сети Интернет
Подготовка пресс-релиза для СМИ |
Координация и набор добровольцев,
Сотрудничество с другими группами – распределение волонтеров по группам |
| Организация транспорта, проживания и навигации участникам и гостям | Закупка или аренда оборудования, договоренность с монтажниками / монтаж | Производство или закупка сувениров и подарков | Печать / оформление материалов | Проведение репетиций | Поэтапная реклама и информирование СМИ | |
Проведение
Этап проведения является естественным продолжением подготовки и должен проходить под руководством тех же групп людей. В момент проведения мероприятия, люди, которые занимались своими направлениями подготовки и лучше всего осведомлены о нюансах своей программы, должны осуществлять необходимые действия и контролировать работу добровольцев, которые приписаны к ним.
Например, группа по питанию и логистики в день проведения мероприятия должна быть озабочена лишь этими занятиями. Естественно ее члены и добровольцы могут и должны помогать своим коллегам, но лишь до той степени, пока их основная деятельность остается в приоритете.
| Работа групп (в каждой группе 1-5 человек) | ||||||
| Питание и логистика | Техническая помощь | Сувениры и подарки | Печатные материалы | Выступления | Продвижение | Добровольцы |
| Предоставление питания и контроль | Контроль за бесперебойной работой оборудования | Размещение и выдача сувениров и подарков в соответствии с планом | Размещение и контроль за наличием в специально отведенном месте печатной продукции | Осуществление программы, контроль за очередностью выступлений, корректировка программы | Приглашение, встреча, общение с журналистами, организация размещения фото корреспондентов, решение технических вопросов, выдача пресс папок | Координация и набор добровольцев,
Сотрудничество с другими группами – распределение волонтеров по группам |
| Организация работы транспорта для участников и гостей на и с мероприятия. Контроль достижения мест назначения. | Контроль за демонтажем либо самостоятельный демонтаж оборудования, возврат арендованного. | Демонтаж стенда с подарками и сувенирами | Демонтаж стола с промо продукцией | Закрытие мероприятия | Общение со СМИ, организация интервью с организаторами, прощание, технические моменты. | Контроль работы добровольцев, распределение добровольцев по группам, общий сбор, благодарность |
Сопровождение
Последний по счету, но крайне важный этап, от которого зависит результативность вашего мероприятия – это этап Сопровождение мероприятия. Данный этап состоит из двух столпов: видимости и анализа.
Видимость мероприятия
Видимость мероприятия – это все публикации о вашем мероприятии от приглашенных вами СМИ, в интернет, по телевидению, радио и в печати; а также ваши собственные публикации с фото отчетами в социальных сетях, на сайтах профильных и районных ведомств, местных администраций.
Когда мероприятие завершено, задача группы «Продвижение» сопровождать каждого журналиста, посетившего мероприятие или получившего материалы о нем. Состав данной группы должен держать связь с журналистами и поддерживать их, при необходимости предоставить дополнительную информацию, дать интервью, пояснение, фото материал. Коммуникация с каждым журналистом должна в идеале закончится публикацией о вашем мероприятии.
| Работа групп (в каждой группе 1-5 человек) |
| Продвижение |
| Мониторинг всех СМИ, приглашенных на мероприятие или получивших информацию о нем |
| Поддержка создания материалов |
| Проверка появления публикаций |
| Сохранение публикаций и ссылки на них в созданной для этого базе |
Анализ
Анализ мероприятия позволит вам поднимать его качество на новой уровень с каждым проведением. Анализ делится на самоанализ, проводимы командой и внешний анализ, проводимый потребителями услуги или мероприятия
Самоанализ. Апогеем мероприятия должно стать общее собрание команды, готовившей и проводившей мероприятие с обязательным разбором ошибок и успешных случаев. Данная процедура должна носить позитивный, конструктивный характер. Ее нельзя использовать для отсчитывания сотрудников, только ля анализа ошибок и перенятия лучшего опыта.
Внешний анализ.
Команда мероприятия должна услышать тех людей, на которых было рассчитано данное мероприятие. Это обязательное условие для развития и исправления незамеченных проблем. Самый простой и приятный для посетителей мероприятия способ сбора информации – это небольшой опрос, проводимый через электронную почту, сайты и социальные сети. Для это цели проще всего использовать Google формы. Ниже приведена краткая инструкция по созданию опроса на базе данной технологии.
Шаг 1. Создайте опрос или тест
Перейдите на страницу forms.google.com.
Выберите шаблон «Чистый» Добавить или «Пустой тест» Новый тест.
Откроется форма нового опроса или теста.
Шаг 2. Отредактируйте и отформатируйте опрос или тест
Вы можете добавлять в формы текст, изображения и видеозаписи, а также редактировать и форматировать их.
Шаг 3. Отправьте форму для заполнения
Когда все будет готово, отправьте форму респондентам и просматривайте их ответы.
