Современные реалии требуют от сотрудников учреждения культуры взвешенного, поэтапного, вдумчивого планирования своих мероприятий и услуг. В данном разделе речь пойдет о методике разработки и внедрения эффективных услуг и мероприятий в секторе культуры. Следуя ниже перечисленным рекомендациям, тщательно проходя по намеченному плану вашей команде удастся создать востребованное мероприятие или услугу, которая может быть впоследствии превращена в платную версию.
Дизайн-мышление (англ. design thinking) — методология решения задач, основывающаяся на творческом, а не аналитическом подходе. Главной особенностью дизайн-мышления, в отличие от аналитического мышления, является не критический анализ, а творческий процесс, в котором порой самые неожиданные идеи ведут к лучшему решению проблемы.
Итак, для создания нового мероприятия или услуги вашей команде предстоит пройти следующие этапы:
Первый этап – Определение проблемы подробно описан в разделе «Стратегическое планирование». Его суть заключается в проведении объективной оценки состояния вашего учреждения, команды, оценки внутренних и внешних факторов, которые влияют на вашу деятельность как агента культурного сектора. Это самый важный этап, не выполнив который, команда непременно столкнется с серьезными препятствиями на пути создания эффективного мероприятия. Чаще всего эта проблема будет выражена в неправильной оценке собственных ресурсов. Таким образом, важно понимать:
Стратегическое планирование должно быть проведено и активно использоваться до попытки усовершенствования старых или внедрения новых форматов мероприятий или услуг.
Второй этап дизайн мышления – Исследование – не менее важен. Однако на этот раз команда должна провести оценку не своих ресурсов и навыков, а изучить свою аудиторию. Данный этап не терпит самонадеянности в команде. Не смотря на весь ваш опыт руководства и активного участия в вашей области, вы всегда теряете что-то из виду. Именно грамотно проведенное исследование вашей аудитории позволит хорошо понять ее ценности, устремления, пожелания. Данная информация является для вашей команды основополагающей, поскольку вы работаете для аудитории, именно она станет потребителем вашей услуги или мероприятия. Подробно методы и методики простых, но эффективных социальных исследований вы можете узнать из раздела «Опрос населения» данного пособия.
Формирование идей.
Обладая оценкой своих ресурсов, стратегическим видением и пониманием потребностей аудитории ваша команда может приступить к формированию списка идей, которые удовлетворяли бы вашим условиям:
o ваши ресурсы покрывают затраты
o данное мероприятие или услуга подпадают под ваше видение
o данный продукт интересен вашей аудитории.
Как же осуществляется формирование идей? Для этого существует несколько простых, но эффективных метода:
Мозговой штурм
Это один из самых известных и эффективных методов формирования идей. Давайте кратко разберем основные правила формирования эффективной группы для мозгового штурма:
- Все участники группы должны высказаться
- Полная свобода мысли (вне зависимости от реализма или фантастичности идеи)
- Благоприятная психологическая обстановка
- Группа должна быть ограничена (максимум 7-10 человек)
- В группу должны обязательно входить и специалисты, которые будут воплощать идею в жизнь.
- В группу необходимо пригласить представителей целевой аудитории
- Группу должен вести лидер организации. Его задача – записывать идеи, а также выстраивать общий ход встречи. Лидер сам выбирает тактику – либо вначале сбор всех идей, а потом их совместная оценка, либо разбор каждой идеи по ходу сбора.
Неизменным остается тот факт, что все члены группы должны предложить свои идеи, конструктивно обсудить их и выбрать одну, наиболее интересную, а также одну запасную идею для будущей услуги или мероприятия.
Карта ассоциаций
Данный метод формирования идей визуальный и построен на групповой работе по выявлению ассоциаций. Работа начинается с выбора проблемы ключевой аудитории. Затем участники проговаривают, какие у них возникают ассоциации с данной проблемой. Полученные ассоциации наносятся на листе А3 или ватмане вокруг проблемы. Затем участники анализируют уже не саму проблему, а названные ими понятия и подбирают ассоциации уже к ним, расширяя тем самым карту. Обычно хватает для формирования идей 2-3 уровней от проблемы. После создания 3-х уровней на карте группа может вместе подумать и обсудить, на что они в состоянии повлиять. Рисуется своеобразная дорога от проблемы к причине. Данная дорога позволяет точно понять, какую цель должно преследовать будущее мероприятие или услуга, чтобы быть актуальной. После принятия цели группа может предложить пару вариантов мероприятий или услуг, либо прибегнуть к мозговому штурму для выбора большего числа опций.
Пример идей: Молодежь – Игры – Интерактив — Поэтический баттл, Слэм (Стенд Ап), Публичная дискуссия в игровой форме, Ток-шоу, Квест, Фотоквест в стиле селфи и так далее.
Создание пилота
Что такое пилот? Это черновой вариант сценария мероприятия или услуги с расчётом всех необходимых ресурсов и распределением ролей. В идеальной ситуации пилот должен был выполнен в двух файлах – сценарий (мероприятие) или описание услуги (преимущества для организации и клиента), а также список заданий с распределением обязанностей сред членов коллектива. Данный список подробно рассмотрен в разделе «Сопровождение мероприятий».
Зачем он нужен? Дело в том, что пилот имеет крайне важное значение с нескольких точек зрения.
Во-первых, это экономия вашего времени, ведь пропустив эту стадию, вам придется спешно вносить корректировку в мероприятие или услугу, которая уже привлекла внимание целевой аудитории.
Во-вторых, пилот бережет вашу репутацию. Продуманный и исправленный на этапе пилота продукт позволит вам выйти с рекламой на рынок с качественным решением, обладающим минимумом проблем и логических, технических проблем. Логика проста – качественные и актуальные продукты поднимают вас и вашу команду в глазах сообщества способствуют посещаемости посредством рекомендаций уже посетивших ваше мероприятие членов сообщества. Сырой продукт, наоборот, подвергает сомнению вашу квалификацию и вашей команды, увеличивает дистанцию между вами и вашей целевой аудиторией, усложняет повторный запуск продукта из-за подорванного доверия и снижает к нулю шансы в дальнейшем это мероприятие монетизировать.
Внесение корректировок
После того, как пилот был создан и утвержден группой создателей необходимо провести тестирование пилота. Данное действие необходимо ля выявления логических, логистических, технических нестыковок, которые могли остаться незамеченными в процессе разработки.
Как происходит процесс тестирования нового мероприятия или услуги?
Для того, чтобы команда имела возможность выявить все допущенные ошибки необходимо соблюсти ряд рекомендаций:
- Для тестирования должна быть приглашена группа пользователей, которые обладают следующими характеристиками:
o Имеют необходимый половозрастной состав (если наша аудитория – молодежь, то должны присутствовать как мальчики, так и девочки, как старшие ребята, так и младшие (в рамках 15-25 лет), как лидеры, так и пассивные представители. - Важно не забыть про детей с особыми потребностями – есть ли у них возможность полноценно принять участие в мероприятии? Попасть в помещение? Могут ли они играть хоть вспомогательную роль в интерактивном событии?
- Мероприятие или услуга должны быть воспроизведены в полном объеме. Это не репетиция, а генеральный прогон со всеми атрибутами.
Команда должна:
Вести мониторинг поведения аудитории
Провести опрос до и после мероприятия, в котором (Проведение опроса при тестировании вы можете найти в разделе «Опрос населения») выявить:
- Плюсы и минусы
- Интересные и скучные моменты
- Идеи аудитории
После проведения тестирования группа должна собраться вместе и обсудить полученные результаты. На этом этапе крайне важно понимать, что ключевая роль в вашем продукте принадлежит именно зрителям/участникам, поэтому их мнение приоритетно. Особое внимание следует уделить повторяющимся ответам.
Группа должна принять решение, какие изменения допустимо внести исходя из времени и имеющихся ресурсов. На данном этапе команда должна учесть большинство положений. Если же большинство отзывов были ярко негативными, но команде следует взять паузу и пересмотреть сценарий мероприятия или услуги. Помните, ваша ключевая задача – создать качественный продукт, который впоследствии должен стать платным, для создания условий само обеспечения вашей организации.
Внедрение продукта
На данном этапе команда должна использовать все имеющиеся информационные каналы для создания информационной компании, задача которой – привлечь как можно больше представителей целевой аудитории на ваши мероприятия или к использованию вашей услуги. Как устраивать эффективное информирование вы можете прочесть в разделе «Эффективное информирование\коммуникация».
Важно помнить – представители целевой аудитории должны участвовать на всех этапах создания продукта и на этапе внедрения также. Они могут подсказать наилучшее использование информационного канала, новый для вас формат, помочь с созданием самого рекламного материала (например, записать видео приглашение с описанием вашего мероприятия или услуги в молодежном формате).
После этапа информационной компании ваша команда должна действовать по плану, созданному в списке заданий. Нельзя, однако, забывать о том, что ваш новый продукт не должен лишь продвигать себя, но и все ваше учреждение в целом, поэтому помните и об активном взаимодействии со СМИ.
Оценка результатов
Теперь, когда ваша команда выпустила продукт на рынок и начинает его первую демонстрацию аудитории, вам необходимо тщательно смотреть за реакцией пользователей, проводить небольшие экспресс опросы на выходе из учреждения, собирать совещания команды продукта для анализа ситуации и оперативных корректировок.
Ну и конечно, важно собирать интересные идеи, которые могут возникнуть у ваших пользователей после участия в вашем мероприятии или получения услуги. Данная обратная связь важна для вас и вашей команды, поскольку позволяет без лишних затрат времени и ресурсов собрать полезную информацию для предложения и создания новых мероприятий/услуг.
